Apps, Social Intranet, digitale Workflows: Trends für die interne Kommunikation

Apps, Social Intranet, digitale Workflows: Trends für die interne Kommunikation

Interne Kommunikatoren haben eine ereignisreiche Zeit hinter sich. Die Coronakrise hat ihre Kommunikationsfähigkeit auf eine harte Bewährungsprobe gestellt. Trotz sich überschlagender Ereignisse und der Arbeit im Home Office mussten sie einen möglichst ungestörten Geschäftsbetrieb sicherstellen. Dabei hieß die Devise vor allem Digitalisierung. Gleichzeitig wünschen sich die Belegschaften trotz Distanz mehr Möglichkeiten zum persönlichen Austausch. So wird die Krise zur Chance. Denn beide Entwicklungen forcieren nachhaltige Trends für die interne Kommunikation:

1.    Mehr Interaktion durch das Social Intranet

Die neuen Arbeitsbedingungen lassen bisherige Möglichkeiten für den sozialen Austausch mit Kollegen seltener werden. Doch das Bedürfnis nach Gemeinschaft besteht! Immer mehr Unternehmen schaffen die technischen Voraussetzungen für die nötige Interaktion. Kommentarfunktionen unter Beiträgen im Intranet, Online-Abstimmungen oder DSGVO-konformes Instant Messaging für Unternehmen bieten entsprechende Foren. Damit stärken Entscheider nicht nur die Verbundenheit, sie verhindern auch das Entstehen einer Schatten-IT. Denn private Messenger stellen ein Sicherheitsrisiko dar.

2.    Verbesserte Nutzung etablierter interner Kommunikationskanäle

Kommunikationsabteilungen stehen eine Vielzahl interner Kommunikationskanäle zur Verfügung. Doch jeder Kanal hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Während Instrumente der digitalen Kommunikation vor allem durch den Nachrichtenaustausch in Echtzeit punkten, bleiben auch traditionelle Kanäle relevant. Entscheidend ist, dass Sie Mitarbeiterzeitungen oder Newsletter optimal einsetzen. Gesteuert von einem umfassenden Konzept für die interne Kommunikation, ergänzen sich die Stärken der Kommunikationskanäle.

3.    Unterstützung mobiler Arbeitsformen

Was die Informationsversorgung angeht, gab es bisher in vielen Betrieben ein erhebliches Gefälle. Während Kollegen in der Verwaltung bestens angebunden waren, klagten Non-Desk Mitarbeiter über verspätete Nachrichten oder die unzureichende Verbindung zu ihrem Team. Das Gleichgewicht ändert sich nun: Denn auch Mitarbeiter im Home Office wünschen sich die ortsungebundene Anbindung an den Arbeitgeber. Der Trend in der internen Kommunikation geht daher zur mobilen Mitarbeiter-App. Sie verbindet Nachrichtenkanäle mit Chats und Workflows.

4.    Digitale Workflows (auch mit KI-Unterstützung)

Die Arbeit aus der Distanz bringt bisher papierbasierte Workflows wie Krankmeldung, Urlaubsantrag oder Stundenbuchung an die Grenze. Um arbeitsfähig zu bleiben, setzen Unternehmen diese Standardvorgänge auf eine digitale Plattform. Die Informationen zur Krankmeldung über Datenfelder erfassen und für die Überbrückung bis zum Einreichen des Originals ein Foto des Dokuments hochladen: So optimierte Workflows steigern dank ERP-Schnittstelle auch die Effizienz in der HR-Abteilung. Häufige Fragen aus dem Mitarbeiterstamm kann die Künstliche Intelligenz (KI) beantworten. Damit entlastet sie die Menschen zusätzlich.

5.    Vernetzung statt Insellösungen

Kommunikation per Mail, Chats zum selben Thema, relevante Dateien auf dem internen Sharepoint: Mitarbeiter sehen sich einer wachsenden Zahl von Systemen gegenüber. Alle müssen sie nutzen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Die fehlende Struktur der Informationen oder Probleme bei den Zugängen aus der Ferne erschweren die effiziente Arbeit. Der Trend geht zu einer endgeräteunabhängigen Plattform für die interne Kommunikation, die alle Informationen zusammenführt.

Fazit: Dynamik für nachhaltige Verbesserungen nutzen

Die Trends für die interne Kommunikation zeigen, in welche Richtung es geht. Dabei sind die Ansätze keinesfalls neu. Sie gewinnen jedoch durch die dauerhafte Veränderung der Arbeitsweise in vielen Betrieben eine deutlich höhere Priorität. Denn auch in der Zukunft muss die Unternehmensleitung alle Mitarbeiter verzögerungsfrei mit Informationen versorgen können. Mobil arbeitende Mitarbeiter und Kollegen im Schichtdienst stellen gleichzeitig gesteigerte Erwartungen an die Einbindung in den sozialen Austausch. Als Kommunikator sollten Sie die Erkenntnisse aus der Krise nutzen und die interne Kommunikation konsequent verbessern. Überzeugen Sie sich bei einem Demo Meeting davon, welche Chancen die Kommunikationsplattform von MEXS bietet.

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