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Internal communicators have had an eventful time. The Corona crisis put their communication skills to the test. Despite spiralling events and working from their home offices, they had to ensure that business operations remained as undisturbed as possible. The motto here was above all digitalisation. At the same time, the workforces want more opportunities for personal exchange despite the distance. In this way, the crisis becomes an opportunity. Because both developments are forcing sustainable trends for internal communication:

1.    Mehr Interaktion durch das Social Intranet

Die neuen Arbeitsbedingungen lassen bisherige Möglichkeiten für den sozialen Austausch mit Kollegen seltener werden. Doch das Bedürfnis nach Gemeinschaft besteht! Immer mehr Unternehmen schaffen die technischen Voraussetzungen für die nötige Interaktion. Kommentarfunktionen unter Beiträgen im Intranet, Online-Abstimmungen oder DSGVO-konformes Instant Messaging für Unternehmen bieten entsprechende Foren. Damit stärken Entscheider nicht nur die Verbundenheit, sie verhindern auch das Entstehen einer Schatten-IT. Denn private Messenger stellen ein Sicherheitsrisiko dar.

2.    Verbesserte Nutzung etablierter interner Kommunikationskanäle

Communication departments have a variety of internal communication channels at their disposal. But each channel has its own strengths and weaknesses. While digital communication tools score especially well with real-time messaging, traditional channels also remain relevant. It is crucial that you make optimal use of employee newspapers or newsletters. Controlled by a comprehensive concept for internal communication, the strengths of the communication channels complement each other.

3.    Unterstützung mobiler Arbeitsformen

Was die Informationsversorgung angeht, gab es bisher in vielen Betrieben ein erhebliches Gefälle. Während Kollegen in der Verwaltung bestens angebunden waren, klagten Non-Desk Mitarbeiter über verspätete Nachrichten oder die unzureichende Verbindung zu ihrem Team. Das Gleichgewicht ändert sich nun: Denn auch Mitarbeiter im Home Office wünschen sich die ortsungebundene Anbindung an den Arbeitgeber. Der Trend in der internen Kommunikation geht daher zur mobilen Mitarbeiter-App. Sie verbindet Nachrichtenkanäle mit Chats und Workflows.

4.    Digitale Workflows (auch mit KI-Unterstützung)

Die Arbeit aus der Distanz bringt bisher papierbasierte Workflows wie Krankmeldung, Urlaubsantrag oder Stundenbuchung an die Grenze. Um arbeitsfähig zu bleiben, setzen Unternehmen diese Standardvorgänge auf eine digitale Plattform. Die Informationen zur Krankmeldung über Datenfelder erfassen und für die Überbrückung bis zum Einreichen des Originals ein Foto des Dokuments hochladen: So optimierte Workflows steigern dank ERP-Schnittstelle auch die Effizienz in der HR-Abteilung. Häufige Fragen aus dem Mitarbeiterstamm kann die Künstliche Intelligenz (KI) beantworten. Damit entlastet sie die Menschen zusätzlich.

5.    Vernetzung statt Insellösungen

Kommunikation per Mail, Chats zum selben Thema, relevante Dateien auf dem internen Sharepoint: Mitarbeiter sehen sich einer wachsenden Zahl von Systemen gegenüber. Alle müssen sie nutzen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Die fehlende Struktur der Informationen oder Probleme bei den Zugängen aus der Ferne erschweren die effiziente Arbeit. Der Trend geht zu einer endgeräteunabhängigen Plattform für die interne Kommunikation, die alle Informationen zusammenführt.

Conclusion: Using momentum for sustainable improvements

Die Trends für die interne Kommunikation zeigen, in welche Richtung es geht. Dabei sind die Ansätze keinesfalls neu. Sie gewinnen jedoch durch die dauerhafte Veränderung der Arbeitsweise in vielen Betrieben eine deutlich höhere Priorität. Denn auch in der Zukunft muss die Unternehmensleitung alle Mitarbeiter verzögerungsfrei mit Informationen versorgen können. Mobil arbeitende Mitarbeiter und Kollegen im Schichtdienst stellen gleichzeitig gesteigerte Erwartungen an die Einbindung in den sozialen Austausch. Als Kommunikator sollten Sie die Erkenntnisse aus der Krise nutzen und die interne Kommunikation konsequent verbessern. Überzeugen Sie sich bei einem Demo Meeting davon, welche Chancen die Kommunikationsplattform von MEXS bietet.

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Thomas Teufel, Executive Board Member at UMT AG MEXS-Messaging Plattform - Effiziente Abläufe und transparente Kommunikation