You are currently viewing So nutzen Sie die Instrumente der internen Kommunikation optimal

Newsletter, Mitarbeiterzeitung und Intranet gehören zu den etablierten Instrumenten für die interne Kommunikation. Doch sie weisen Defizite auf, die die Effektivität der Kommunikation beschränken. Dazu gehören lange Vorlaufzeiten, die geringe Reichweite oder die fehlende Möglichkeit für Feedback. Neue Tools für die digitale Kommunikation können Abhilfe schaffen: Mitarbeiter-Apps, soziales Intranet oder Wikis bieten Chancen.

Doch damit sind die bisherigen Kommunikationsinstrumente nicht vollständig abgelöst. Wer das maximale Potenzial der internen Kommunikation nutzen will, der sollte neue und bestehende Instrumente so einsetzen, dass die individuellen Stärken zum Tragen kommen.

Criteria for the use of communication tools

Internal communication is based on 4 pillars: Information, knowledge transfer, dialogue and motivation. A communication strategy based on these pillars addresses the people in the organisation on several levels. Objectively, it provides employees with the information they need to do their jobs as well as possible. At the same time, the exchange of information has an impact on employees' attitudes: More interaction leads to increased identification with the employer. If employees have the appropriate tools, this also influences their behaviour. They get involved and, for example, set up communities on their own responsibility that promote the transfer of knowledge.

Nicht jeder Kommunikationskanal eignet sich gleichermaßen für jede Anwendung. Die Instrumente unterscheiden sich in Reichweite, Reaktionszeiten und multimedialer Eignung. Diese Leitfragen helfen bei der Auswahl des geeigneten Kommunikationsmittels für Ihre Botschaft:

  • Ist das Instrument geeignet, um die Nachricht verständlich zu übermitteln?
  • Ist die Zielgruppe der Nachricht über den Kanal zu erreichen?
  • Bietet das Kommunikationsmittel die Chance für Feedback und Diskussion?
  • Sind Dringlichkeit und Aktualität der Nachricht mit der Geschwindigkeit des Kanals vereinbar?

The most important instruments for employee communication

Ausgehend von den Fragen haben wir einen Überblick über die Kerninstrumente für die moderne interne Kommunikation vorbereitet. Dazu geben wir auch Beispiele für die Anwendung zur Kommunikation im Unternehmen:

  1. Social intranet: Current texts enriched with photos, videos or surveys can be found on the intranet. Modern solutions emulate private social networks with like and comment functions. The biggest disadvantage: the desktop-based intranet excludes non-desk employees.
  2. Employee app: The employee app brings the social intranet to the private smartphone. This improves accessibility for all internal target groups. In addition to news channels, an instant messenger can also be integrated. The possibility of integrating app-based pulse surveys into live events is also particularly attractive.
  3. Internal newsletter: With medium topicality unlimited reach, newsletters are mainly suitable for addressing limited target groups. Nevertheless, it can be useful to set up an internal newsletter. News from a specific area or news from a project can be distributed to a defined group of addressees with the addition of graphics. The low cost of producing a newsletter speaks in favour of this.
  4. Staff newspaper: It is suitable for detailed reports and less urgent news. This is what you should consider when choosing topics for the staff newspaper. The great strength of a printed newspaper is its high-quality appearance and good accessibility for the entire staff. Computer access, e-mail address or passwords are not an issue here.

Auch bei der internen Kommunikation gilt: Die Durchgängigkeit zwischen den Kommunikationsinstrumenten sollte gewährleistet sein. Dafür gibt es bei der internen Kommunikation viele Beispiele: Etwa kann ein Newsletter-Beitrag Interessierte auf eine interne Online-Community zu dem Thema verweisen. Der Aufbau eines internen Newsletters oder die ausführliche Behandlung interessanter Themen in der Mitarbeiterzeitung bleiben daher wichtige Komponenten im Kommunikationsmix. Sie suchen mehr Anregungen für die digitale Kommunikation im Unternehmen? Unter Anwendungsfälle erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Kommunikationsplattform von MEXS.

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Thomas Teufel, Executive Board Member at UMT AG MEXS-Messaging Plattform - Effiziente Abläufe und transparente Kommunikation