Die Technologie Robotic Process Automation (RPA) greift an einem Punkt an, der Unternehmen aller Größenordnungen an der Steigerung der Prozesseffizienz hindert: Die internen Softwaresysteme haben nicht mit der Entwicklung des Geschäfts Schritt gehalten. Auch in der Zusammenarbeit mit externen Partnern gibt es Digitalisierungslücken. Nun fehlen Schnittstellen und Funktionen, die einen automatisierten Workflow ermöglichen. Transaktionen, die über eine Schnittstelle in Sekunden erledigt wären, dauern Stunden: wertvolle Zeit, die Ihre Mitarbeiter produktiver einsetzen könnten. Wie Sie dieses Potenzial mit Robotic Process Automation freisetzen können? Wir geben einen Überblick.
Was ist RPA?
Wenn Daten nicht automatisiert von einem System zum anderen übergeben werden können, kommt es zu händischer Arbeit. Das bringt einige Nachteile: Bei Routinetätigkeiten mit geringer Komplexität steigt die Fehlerquote menschlicher Anwender. Zudem findet die Datenverarbeitung zeitversetzt statt.
Software-Roboter bieten neue Möglichkeiten zur Workflow-Optimierung, denn sie überbrücken die Lücken zwischen den IT-Systemen. Sie lassen sich oft ohne oder mit lediglich geringem Programmieraufwand installieren. Mit den Softwaresystemen interagieren sie auf ähnliche Weise wie ein menschlicher Anwender. So übertragen sie beispielsweise Daten aus einer Tabellenkalkulation oder einer elektronisch erfassten Eingangsrechnung in das ERP-System. Bei dieser robotergestützten Prozessautomatisierung ist erst einmal keine Künstliche Intelligenz (KI) im Einsatz. Der Software-Roboter folgt definierten Routinen und orientiert sich an festgelegten Entscheidungsregeln. Weiß er nicht weiter, kann er Ausnahmen an einen Mitarbeiter weiterleiten.
Im Gegensatz zu Chatbots kommt RPA vor allem für interne Prozesse zum Einsatz. Beide Systeme können aber auch Hand in Hand arbeiten. Das zeigen unsere Beispiele für die Anwendungen von RPA:
- Personalwesen: Reisekostenabrechnung oder Stundenbuchung aus einem Formular in das Zeitwirtschaftssystem übertragen. Angaben auf Plausibilität prüfen.
- Finanz: Manuelle Übertragungsfehler durch elektronische Rechnungserfassung minimieren.
- Einkauf: Monitoring des Wareneingangs, um Liefertreue automatisch auszuwerten. Orderformulare für Kleinbestellungen automatisch generieren.
- Service: Kundenanfragen annehmen und Bearbeitern zuweisen. Automatisch Status-Updates an den Kunden verschicken.
Entscheidend für die erfolgreiche Einführung von RPA-Tools: Interne Kommunikation
Eine Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC ergab, dass 2020 bereits über 50 Prozent der befragten Unternehmen RPA einsetzten. Im Fokus der Erhebung lagen jedoch vor allem größere Unternehmen mit Umsätzen im dreistelligen Millionenbereich. Wie alle Anwender von Robotic Process Automation-Lösungen sehen diese sich jedoch mit Vorbehalten der Belegschaft konfrontiert: Software-Roboter könnten menschliche Arbeitskräfte ersetzen. Die Einführung solcher Systeme ziele also auf einen Stellenabbau ab. Tatsächlich gaben in der PwC-Studie lediglich 28 Prozent an, durch die Einführung von RPA Mitarbeiter freisetzen zu wollen.
Ohne die Unterstützung der Belegschaft geht es nicht. Daher ist die Kommunikationsfähigkeit der Entscheidungsträger gefragt. Für eine erfolgreiche Einführung von Robotic Process Automation müssen Sie die Vorbehalte in Veränderungsbereitschaft umwandeln. Fehler bei der innerbetrieblichen Kommunikation können der Akzeptanz von Robotic Process Automation erheblich schaden. Es kommt vor allem darauf an, Ihre Mitarbeiter frühzeitig über das Projekt zu informieren. Außerdem sollten Sie Vorteile und Beweggründe erläutern. Erfahrungen zeigen, dass am Ende eines aktiv gemanagten Prozesses zur RPA-Einführung oft sogar eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit steht. Schließlich werden sie von ermüdenden Standardaufgaben entlastet.
Robotic Process Automation als pragmatische Lösung für Support-Prozesse
RPA ist ein pragmatischer Ansatz für die Workflow-Optimierung. Aufgrund des günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnisses setzen immer mehr Anwender auf die Lösung. Bei einer Demo zeigen wir Ihnen, wie Sie mit MEXS heute schon Bestandssysteme zu Workflows vernetzen und dabei auch Gespräche integrieren können.
