Für viele Menschen sind Messaging-Anwendungen aus dem privaten Leben kaum mehr wegzudenken. Messenger-Apps auf Smartphone oder Tablet verknüpfen Menschen rund um den Globus in Echtzeit. Nicht nur Familien, Freunde und Bekannte bleiben so in Kontakt. Zunehmend kommunizieren Kunden auch mit Unternehmen per Sofortnachricht.
Im privaten Bereich werden Messaging-Dienste damit zum absoluten Standard für die Kommunikation. Doch wie sieht es mit der Nutzung für den betrieblichen Informationsaustausch im Unternehmen aus? Auch hier besteht der Bedarf nach Echtzeit-Vernetzung mit den Kollegen. Beschleunigte Prozesse oder die gleichberechtigte Informationsversorgung von White-Collar und Non-Desk Mitarbeitern: Die Potentiale sind groß. Hier erfahren Sie, warum private Messenger dennoch nicht die optimale Lösung sind.
Sofortnachrichten sind der Standard für die Kommunikation
Wie stark die Nutzung der Messaging-Plattformen bereits verankert ist, zeigt eine Innofact-Studie aus dem Mai 2019: 9 von 10 der befragten Deutschen zwischen 19 und 69 Jahren nutzten regelmäßig den Messengerdienst WhatsApp.[1] In der externen Kommunikation nehmen Unternehmen die Entwicklung an. Über WhatsApp for Business können sie beispielweise ihren Kunden auf der Kommunikationsplattform begegnen. Hier wickeln sie automatisiert einfachere Service-Anfragen oder Terminreservierungen und -Erinnerungen ab.
Was für die Mitarbeiter in der privaten Sphäre zum Standard gehört, finden sie bei der Arbeit aber häufig nicht. Dabei zeigt der Trend zu Remote Work, wie kritisch es für ein Unternehmen ist, dass die Mitarbeiter auch mobil Informationen schnell und sicher miteinander austauschen können. Dass gerade hier die Vernetzung am Arbeitsplatz an ihre Grenzen gerät, beschreiben wir in unserem Beitrag zur Industrie 4.0. Wo Sie als Arbeitgeber keine ausreichenden Mittel zur Verfügung stellen, suchen die Mitarbeiter selbst nach Alternativen. Doch der Griff zum privaten Messenger für die betriebliche Kommunikation birgt erhebliche Risiken.
Private Messenger sind kaum für Unternehmen geeignet
Die Probleme beginnen schon bei den Grundlagen: WhatsApp ist der private Messenger mit der größten Verbreitung. Die Messenger-App entspricht aber nicht den Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Warum ist das so? Der Dienst überträgt die Namen und Telefonnummern aus dem geschäftlichen Adressbuch zum Abgleich an Server in den USA. Auch Nutzungsstatistiken, Bewegungsprofile oder Interessen der Nutzer können ausgewertet und beispielsweise für Werbezwecke genutzt werden. Zudem kommt es immer wieder zu Sicherheitslücken, die Betriebsgeheimnisse bedrohen. Für den betrieblichen Einsatz eignet sich solche privaten Messenger aufgrund dieser Defizite kaum.
Auf die Bedürfnisse der Industrie spezialisierte Anbieter machen das besser: Sie erheben Daten nur, wenn sie für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind. Für Ihren Service lassen sie sich nicht mit den privaten Nutzerdaten bezahlen, sondern beispielsweise in Form einer monatlichen Pauschale.
Das können Apps für die Industrie von privaten Messengern lernen
Lösungen für das Instant-Messaging in Unternehmen müssen hohen Anforderungen genügen. Machen die Mitarbeiter unbefriedigende Erfahrungen im Umgang mit der betrieblichen App, schadet das der Akzeptanz. Insbesondere in diesen Bereichen muss die professionelle Plattform mit privaten Messengern mithalten können:
- Intuitive Bedienung
- Medienvielfalt: Integration von Text, Sprache, Bildern und Dokumenten
- Plattformübergreifende Verfügbarkeit (verschiedene Geräte und Betriebssysteme)
Dazu kommen weitere Faktoren: Viele Unternehmen möchten die
betriebliche Messaging-App an die eigene CI anpassen und beispielweise ihr Logo
integrieren können. Unkompliziertes Abo-Modell mit Hosting in der Cloud oder On
Premise: Auch hier haben die Entscheidungsträger individuelle Vorstellungen. Im
MEXS-Blog erfahren Sie, wie unser
DSGVO-konformer Messenger das möglich macht und dabei noch weitere wertvolle
Funktionen integriert.
[1] https://innofact-marktforschung.de/news/tyntec-studie-neun-von-zehn-deutschen-nutzen-regelmaessig-whatsapp/
