Newsletter, Mitarbeiterzeitung und Intranet gehören zu den etablierten Instrumenten für die interne Kommunikation. Doch sie weisen Defizite auf, die die Effektivität der Kommunikation beschränken. Dazu gehören lange Vorlaufzeiten, die geringe Reichweite oder die fehlende Möglichkeit für Feedback. Neue Tools für die digitale Kommunikation können Abhilfe schaffen: Mitarbeiter-Apps, soziales Intranet oder Wikis bieten Chancen.
Doch damit sind die bisherigen Kommunikationsinstrumente nicht vollständig abgelöst. Wer das maximale Potenzial der internen Kommunikation nutzen will, der sollte neue und bestehende Instrumente so einsetzen, dass die individuellen Stärken zum Tragen kommen.
Kriterien für den Einsatz der Kommunikationsinstrumente
Die interne Kommunikation basiert auf 4 Säulen: Information, Wissenstransfer, Dialog und Motivation. Eine danach ausgerichtete Kommunikationsstrategie spricht die Menschen in der Organisation auf mehreren Ebenen an. Objektiv gesehen versorgt sie die Mitarbeiter mit den Informationen, die diese brauchen, um ihre Aufgaben möglichst gut zu erledigen. Gleichzeitig wirkt sich der Informationsaustausch auf die Einstellung der Mitarbeiter aus: Mehr Interaktion führt zu gesteigerter Identifikation mit dem Arbeitgeber. Haben Mitarbeiter die entsprechenden Werkzeuge, beeinflusst das auch ihr Verhalten. Sie engagieren sich und gründen zum Beispiel eigenverantwortlich Communities, die den Wissenstransfer forcieren.
Nicht jeder Kommunikationskanal eignet sich gleichermaßen für jede Anwendung. Die Instrumente unterscheiden sich in Reichweite, Reaktionszeiten und multimedialer Eignung. Diese Leitfragen helfen bei der Auswahl des geeigneten Kommunikationsmittels für Ihre Botschaft:
- Ist das Instrument geeignet, um die Nachricht verständlich zu übermitteln?
- Ist die Zielgruppe der Nachricht über den Kanal zu erreichen?
- Bietet das Kommunikationsmittel die Chance für Feedback und Diskussion?
- Sind Dringlichkeit und Aktualität der Nachricht mit der Geschwindigkeit des Kanals vereinbar?
Die wichtigsten Instrumente für die Mitarbeiterkommunikation
Ausgehend von den Fragen haben wir einen Überblick über die Kerninstrumente für die moderne interne Kommunikation vorbereitet. Dazu geben wir auch Beispiele für die Anwendung zur Kommunikation im Unternehmen:
- Social Intranet: AktuelleTexte angereichert mit Fotos, Videos oder Umfragen finden sich im Intranet. Moderne Lösungen eifern durch Like- und Kommentarfunktion privaten sozialen Netzwerken nach. Der größte Nachteil: Das Desktop-basierte Intranet schließt die Non-Desk Mitarbeiter aus.
- Mitarbeiter-App: Die Mitarbeiter-App bringt das soziale Intranet auf das private Smartphone. Damit wird die Zugänglichkeit für alle internen Zielgruppen verbessert. Neben Newskanälen lässt sich auch ein Instant Messenger integrieren. Besonders attraktiv ist zudem die Möglichkeit, appbasierte Puls-Umfragen in Liveveranstaltungen zu integrieren.
- Interner Newsletter: Mit mittlerer Aktualität unbegrenzter Reichweite eignen sich Newsletter vor allem für die Ansprache begrenzter Zielgruppen. Der Aufbau eines internen Newsletters kann dennoch sinnvoll sein. Bereichsbezogene Nachrichten oder Neuigkeiten aus einem Projekt lassen sich mit Grafiken angereichert an einen definierten Adressatenkreis verteilen. Dafür spricht der geringe Aufwand für die Erstellung eines Newsletters.
- Mitarbeiterzeitung: Sie eignet sich für ausführliche Reportagen und weniger dringliche Nachrichten. Das sollten Sie bei der Auswahl der Themen für die Mitarbeiterzeitung beachten. Zur großen Stärke einer gedruckten Zeitung gehören die hochwertige Anmutung und die gute Zugänglichkeit für die gesamte Belegschaft. Rechnerzugang, E-Mail-Adresse oder Passwörter sind hier kein Thema.
Auch bei der internen Kommunikation gilt: Die Durchgängigkeit zwischen den Kommunikationsinstrumenten sollte gewährleistet sein. Dafür gibt es bei der internen Kommunikation viele Beispiele: Etwa kann ein Newsletter-Beitrag Interessierte auf eine interne Online-Community zu dem Thema verweisen. Der Aufbau eines internen Newsletters oder die ausführliche Behandlung interessanter Themen in der Mitarbeiterzeitung bleiben daher wichtige Komponenten im Kommunikationsmix. Sie suchen mehr Anregungen für die digitale Kommunikation im Unternehmen? Unter Anwendungsfälle erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Kommunikationsplattform von MEXS.
