Workflow-Optimierung: Arbeitsabläufe digitalisieren
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Workflow-Optimierung: Arbeitsabläufe digitalisieren

Wenn es um die Digitalisierung geht, denken Entscheider in Unternehmen vor allem an die Automatisierung von Produktionsabläufen. Welches Softwaresystem koordiniert die maschinellen Vorgänge und wie können sie durch sensorgestützte Daten noch flexibler werden? Das sind die präsenten Fragestellung. Was dabei viel zu oft in den Hintergrund rückt, ist die Optimierung der Workflows für die Mitarbeiter. Medienbruchfreie Kommunikation und die Integration von Konversationen bzw. Prozessen auf einer Plattform bieten erhebliche Potentiale. Hier lesen Sie, wie Sie durch die Optimierung von Workflows Produktivität freisetzen.

Oft vergessene Potenziale der Digitalisierung heben

Mitarbeiter nehmen die bestehenden Arbeitsweisen und Tools häufig als nicht effizient wahr. Das resultiert aus der Verteilung der Workflows auf verschiedene Systeme. Gleichzeitig fehlen die Schnittstellen. Nicht selten müssen Daten mehrmals manuell erfasst oder verändert werden.

Was ist die größte Hürde für Ihre Produktivität? Diese Frage stellte der IT-Dienstleister ADP im Rahmen der Studie The Workforce View in Europe 2019 mehr als 10.000 europäischen Arbeitnehmern. Dabei gaben 18 Prozent der Befragten ineffiziente Systeme und Prozesse an. Mehr Nennungen erhielt nur noch schlechtes Management. Langsame und unzulängliche Technologie landete auf dem vierten Platz.

Denken wir an einen Prozess zur Angebotsfreigabe im Vertrieb: Der Mitarbeiter erstellt den Angebotsentwurf, darf ihn aber erst nach der Prüfung durch den Vertriebsleiter versenden. Dieser kommentiert oder macht Ergänzungen. Nach der Überarbeitung und einer erneuten Freigabeschleife erfolgt der Versand.

In einem optimal gestalteten Workflow laufen diese Schritte an einem zentral gespeicherten digitalen Dokument ab. Gleichzeitig bietet die Workflow-Plattform die Möglichkeit, themenbezogen auch Sprachnachrichten oder Dateien auszutauschen. Das reduziert die interne Bearbeitungszeit, verhindert Fehler und der Kunde freut sich über eine schnelle Rückmeldung.

Das sind die Schritte zu mehr Prozesseffizienz

Die Angebotsfreigabe ist ein einfaches Beispiel. Doch gerade häufig ausgeführte Prozesse profitieren von optimierten Workflows. Ein digitalisierter Lieferschein kann beispielsweise der Ausgangspunkt für mehrere Workflows in unterschiedlichen Systemen sein: Im Lager erfolgt die Wareneingangsbuchung, während über die Plattform gleichzeitig Prüfprozesse angestoßen werden.

In diesen Schritten erfolgt die Einführung eines Workflow-Systems für die Optimierung der Prozesse:

  1. Prozesse und Anforderungen analysieren
  2. Abläufe modellieren
  3. Neue Workflows einführen
  4. Ergebnisse überwachen

Drei zentrale Anforderungen an die Workflow-Plattform

Plattformen für vollständig digitale Workflows können den Mitarbeitern aller Bereiche die tägliche Arbeit erleichtern. Drei Faktoren entscheiden darüber, wie schnell und nachhaltig das System die Produktivität ankurbelt:

  1. Schnittstellen: Sie binden die Plattform an die bestehende Systemlandschaft an. Vor allem CRM-Systeme, das zentrale ERP und IoT-Anwendungen können so in die Workflows integriert werden. Sie liefern einerseits Informationen für den Prozess und führen andererseits aus dem Workflow heraus Transaktionen durch.
  2. User Interface: Private Messenger und Social-Media-Apps prägen die Erwartungen der Nutzer. Von einem System für die Industrie erwarten sie den selben Standard. Das gilt für die technischen Möglichkeiten genauso wie für die intuitive Bedienung.
  3. Flexibles Hosting: In Sachen Datensicherheit, Kosten und Skalierbarkeit wollen Unternehmen ihrer Linie treu bleiben. Einige bevorzugen das Hosting in der Cloud des Anbieters (Saas), andere geben der Installation auf den unternehmenseigenen Servern den Vorzug.

Schnelle und sichere Implementation: Auch das ist eine Qualität leistungsfähiger Softwarelösungen. So können Sie Ihre Energie auf den internen Change-Prozess zur Umstellung von Workflows fokussieren. Überzeugen Sie sich selbst davon, wie niedrig die Barrieren bei MEXS liegen. Dafür sorgen die vordefinierten Workflows und die Connector Bibliothek. Hier geht es zur Anmeldung für die 30 Tage Testversion von MEXS.

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