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Business Messenger against system hopping

Kommunikation ist die Grundlage für überzeugende Arbeitsergebnisse. Das gilt auf dem Shopfloor genauso wie im Büro oder beim Kunden auf der Baustelle. Mitarbeiter tauschen permanent mit externen oder internen Kollegen Informationen aus. Das Ziel: Ihre Aufgabe bestmöglich zu erfüllen.

To support communication through more networking and accessibility, companies of all sizes are increasingly turning to professional business messengers. But IT management should think one step further: because chats and processes must grow together on one platform. Otherwise, workflows distributed across several systems will continue to paralyse the productivity of your team. In this article we show where the potential lies.

Bringing chat and workflows together on one platform

Chatnachrichten, kleine Dokumente oder Standorte: Im privaten Messenger teilen wir diese Elemente schon seit Jahren. Anders als bei unübersichtlichen E-Mail-Verläufen lässt sich der direkte Zusammenhang von Nachrichten und eingebetteten Objekten direkt erkennen. Das bietet große Potentiale für die Effizienz in der betrieblichen Kommunikation. Deshalb muss eine Messenger-App für die Industrie genau in diesem Bereich deutlich mehr können als das Pendant aus dem Consumer-Bereich. Denn professionelle Anwender teilen große Dateien, Dokumente und weitere Objekte mit ihren Kontakten. Dabei greifen sie auf interne Fileserver oder angebundene Softwaresysteme zu.

Einen Termin zur weiteren Abstimmung mit der Chatgruppe einstellen, oder nach der finalen Lösung ein Service-Ticket schließen? Müssen die Mitarbeiter dazu jedes Mal die Applikation verlassen und ein anderes System nutzen, dann kostet das wertvolle Zeit. Noch dazu handelt es sich oft um Legacy-Systeme mit eingeschränkter Benutzerfreundlichkeit. So werden dynamische Teams ausgebremst. Wie eine App das verhindert, indem sie Workflows integriert, zeigen wir an einem Beispiel.

Chat to Workflows: Optimal support for a sales team

Aus einem Gespräch mit einem Kunden nimmt der Vertriebsmitarbeiter einen Auftrag mit. Der Kunde möchte wissen, ob sich ein bestehendes Produkt für den Einsatz in seinem speziellen Anwendungsfall anpassen lässt. Der Vertriebler sagt zu, die Machbarkeit sofort zu prüfen.

Dazu benötigt er die Unterstützung des technischen Vertriebsteams. Also eröffnet er bereits von unterwegs ein Ticket in der Messenger-App. Damit die Anfrage richtig priorisiert werden kann, gibt er die Dringlichkeit an. Gleichzeitig wird eine themenbezogene Chatgruppe in der Messenger-App erstellt. Technische und kaufmännische Experten suchen nun kollaborativ nach einer Lösung. Dazu tauschen sie mobil und am Desktop Nachrichten und Dokumente aus oder treffen sich in Videokonferenzen, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Jederzeit können sie weitere Kollegen in die Chatgruppe aufnehmen. Unser Beispiel-Team zieht beispielsweise einen erfahrenen Kollegen von einem internationalen Standort hinzu. Dabei kann jeder in seiner Muttersprache kommunizieren, denn die App verfügt über eine integrierte Übersetzungsfunktion.

Hat das Team die notwendigen Maßnahmen zur kundenspezifischen Anpassung des Produkts ausgearbeitet, dann sollten weitere Mitarbeiter davon erfahren. Daher verfasst der Vertriebler eine kurze Meldung für den Vertriebs-Newschannel in der App. So können seine Kollegen die Ergebnisse für ihre Arbeit nutzen.

Companies need flexible solutions

Die Vorteile von Chats und integrierten Workflows können Unternehmen aller Branchen und Größen nutzen. Neben den Kernfunktionalitäten entscheiden in der Praxis weitere Kriterien darüber, ob die Kommunikationslösung in Ihrem Unternehmen zum Erfolg wird: Flexible Anpassungsmöglichkeiten und ein aufwandsarmer Betrieb. Merkmale wie eine granulare Rechteverwaltung oder die Kompatibilität zu Bestandssystemen machen das möglich. MEXS bietet diese Flexibilität. Über den App-Editor können Sie die Anwendung laufend anpassen und weitere Funktionen hinzufügen. Hier holen Sie die App für 30 Tage kostenlos in Ihr Unternehmen.