Mitarbeiterbefragung: So steigern Sie die Teilnahmequote

Mitarbeiterbefragung: So steigern Sie die Teilnahmequote

Der potenzielle Mehrwert von Mitarbeiterbefragungen ist unumstritten. Viele Erkenntnisse aus den Umfragen können Entscheidungsträger direkt für die Steuerung des Unternehmens nutzen. Daneben etablieren Umfragen einen Dialog zwischen Unternehmensführung und Belegschaft. Das führt im Ergebnis bei der Mitarbeiterbasis zu einer stärkeren Identifikation mit dem Arbeitgeber.

Soweit die Möglichkeiten. Doch in der Praxis bleibt die Teilnahmequote bei Mitarbeiterbefragungen oft hinter den Erwartungen zurück. In vielen Fällen liegt es daran, dass die Mitarbeiter an der Vertraulichkeit der Umfrage zweifeln. Hier erfahren Sie, wie gute Kommunikation und moderne Tools diese Bedenken ausräumen.

Erfolgsfaktoren für die Mitarbeiterbefragung

Der Erfolg von Mitarbeiterbefragungen hängt eng mit der Wahrnehmung der Mitarbeiter zusammen. Denn wer in einen offenen Dialog mit seinen Mitarbeitern treten will, der muss Vertrauen schaffen. Dieser Anspruch gilt für alle Phasen einer Befragung, von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Auswertung. Die Akzeptanz einer betrieblichen Umfrage lässt sich vor allem durch diese Faktoren steigern:

  • Transparente Kommunikation: Sprechen Sie an, welchem Zweck die Umfrage dienen soll und wer die Initiatoren sind. Sie sollten unbedingt betonen, dass die Teilnahme freiwillig ist.
  • Gute Zugangsmöglichkeiten: Desk Mitarbeiter erreichen Sie auf allen Kommunikationskanälen. Machen Sie sich vor allem Gedanken, wie Sie mit Mitarbeitern an der Produktionslinie, auf der Baustelle oder im Außendienst ansprechen. Sehr wahrscheinlich machen Non-Desk Worker mehr als die Hälfte Ihres Personalstamms aus. Immer mehr Organisationen setzen daher auf Intranets, die auch von der App auf dem privaten Smartphone aus erreichbar sind.
  • Offener Dialog: Nach einer kurzen Auswertungsphase sollte die Diskussion beginnen. Hier machen die Führungskräfte deutlich, dass sie sich aktiv mit dem Feedback auseinandersetzen. Gemeinsam sollten die Teams über spezifische Maßnahmen beraten.

Auf dieser Basis lässt sich die Methodik bei zukünftigen Umfragen immer weiter verbessern. Mit der Zeit wächst zudem die Akzeptanz unter den Kollegen.

Datenschutzbedenken begrenzen Teilnahmequote

Doch viele Befragungen scheitern schon vorher an einem entscheidenden Punkt: Datenschutz und die betriebliche Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung. Der Kern der Bedenken besteht darin, dass die Erfassung personenbezogener Daten Rückschlüsse auf die Meinung einzelner Personen zulässt. Kritische Mitarbeiter müssten in der Folge der Umfrage mit negativen Konsequenzen rechnen.

Tatsächlich lässt die DSGVO nahezu keinen Raum für die Erfassung persönlicher Daten im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung. Die Erhebungen sind immer anonym durchzuführen, sodass einzelne Mitarbeiter nicht identifizierbar sind.

Dennoch kann es interessant sein, die Abstimmungsergebnisse bestimmter Bereiche getrennt auswerten zu können. Das lässt sich über Zusatzfragen oder bereichsspezifische Zugangscodes zu einer Online-Umfrage erreichen. Daraus ergeben sich jedoch weitere Anforderungen an die Methodik. So sollte die kleinste zu unterscheidende Organisationseinheit nicht weniger als drei bis fünf Mitarbeiter umfassen. Bereiche mit weniger Mitarbeitern müssen auf der nächsthöheren Ebene aggregiert werden. Der Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte und alle Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, wie die Anonymität der Befragung sichergestellt wird.

Apps und Online-Tools optimieren den Prozess

Eine wirksame Verbesserung lässt sich per Mitarbeiter-App mit Umfragefunktion erzielen. Denn sie erlaubt die vertrauliche Übermittlung und die anonyme Auswertung der Antworten. Der Organisator bekommt gar nicht erst Zugang zu einzelnen Rückläufern. Auch sofort nutzbare Tools für Online-Umfragen bieten diesen Vorteil. Sie möchten mit einer solchen Umfrage starten? In unserem Worksheet geben wir neben vielen Tipps auch einen Überblick über empfehlenswerte Anbieter für Online-Mitarbeiterbefragungen.

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