Vermeiden Sie diese 5 Fehler und verbessern Sie die innerbetriebliche Kommunikation

Vermeiden Sie diese 5 Fehler und verbessern Sie die innerbetriebliche Kommunikation

Obwohl die Bedeutung der innerbetrieblichen Kommunikation anerkannt ist, fällt es vielen Unternehmen schwer, interne Zielgruppen optimal zu vernetzen. Das liegt vor allem daran, dass eine zentrale Koordination der Kommunikation fehlt. Doch selbst bei Unternehmen mit einer eigenen Abteilung für den innerbetrieblichen Informationsaustausch kommt es in der Praxis häufig zu Fehlern. Wir erkennen 5 Schwerpunkte, die zu Kommunikationsproblemen in Ihrem Unternehmen führen können.

5 Gründe für Kommunikationsprobleme im Unternehmen

Probleme bei der Kommunikation im Unternehmen können alle erfolgsbestimmenden Zielgrößen beeinträchtigen: Mitarbeiterzufriedenheit und Organisationsentwicklung sind genauso betroffen wie die Kundenzufriedenheit. Daher brauchen Unternehmen eine interne Kommunikationsstrategie. Sie definiert Tools, Zielgruppen und Inhalte. Sie verbessert die innerbetriebliche Kommunikation, indem sie diese häufigen Fehler vermeidet:

  1. Kommunikation als Einbahnstraße: E-Mail-Newsletter sind zwar eine gute Möglichkeit, eine große interne Zielgruppe mit geringem Aufwand zu informieren. Doch wo kann die Belegschaft ihre Kommentare zurückspiegeln? Auch beim verbreiteten Intranet ohne Like- oder Kommentarfunktion fehlen die Interaktionsmöglichkeiten. Dieser Austausch ist jedoch für beide Parteien wichtig: Mitarbeiter können sich einbringen und Führungskräfte erhalten Feedback.
  2. Non-Desk Mitarbeiter abhängen: In Industrieunternehmen hat ein großer Teil der Mitarbeiter kaum Zugriff auf das Intranet oder andere digitale Informationskanäle. Kollegen im Außendienst bekommen das Schwarze Brett nur selten zu sehen. Wer seine Kommunikation allein auf die Desk Mitarbeiter ausrichtet, der verliert die Verbindung zu Vertriebsmitarbeitern, Kundendienst oder dem Team im Lager.
  3. Exklusives Wissen: Wissen ist die bestimmende Ressource jeder Organisation. Doch oft hört der Austausch an der Abteilungsgrenze aus. Soll alles so bleiben wie es ist? Dann schaffen sie keinen abteilungsübergreifenden Austausch durch themenbezogene Communities und richten sie auf keinen Fall eine Wissensdatenbank ein.
  4. Fehlender Zielgruppenbezug: Wer bekommt wann welche Information? Und wie muss diese aufbereitet sein, damit die richtige Einordnung der Nachrichten gewährleistet ist? Interne Zielgruppen weisen unterschiedliche Informationsstände auf. Doch jede Gruppe soll Konsequenzen für die eigene Arbeit ableiten können. Informationen, die verwirren, zu spät oder unvollständig ankommen, machen das unmöglich.
  5. Keine kontinuierliche Verbesserung: Technische Möglichkeiten ändern sich. Digitale Kommunikationsmöglichkeiten eröffnen immer neue Potenziale. Der Fortschritt verändert auch die Erwartungen der Mitarbeiter an die innerbetriebliche Kommunikation. Gleichzeitig übernimmt eine neue Generation von Führungskräften das Ruder. Möchten Sie die innerbetriebliche Kommunikation verbessern, ist die kontinuierliche Suche nach Optimierungsmöglichkeiten entscheidend.

Beispiele für eine vorbildlich umgesetzte Kommunikationsstrategie

Thema Mitarbeiterbefragung: Oberstes Ziel ist es, ein authentisches und umfassendes Stimmungsbild von der Belegschaft zu erhalten. Die Kommunikation rund um die Umfrage muss dieses Ziel unterstützen. Dabei sind speziell folgende Punkte entscheidend:

  • Informieren Sie rechtzeitig vor Umfragestand über Hintergründe zur Befragung. Geben Sie regelmäßige Updates zur Beteiligungsquote und zum Stand der Auswertung. Die Führungskräfte müssen dabei zeitlich und inhaltlich anders angesprochen werden als das Team in der Fertigung.
  • Erreichen Sie alle Mitarbeiter: Da sie über E-Mail oder Intranet besser vernetzt sind, sind die Stimmen Ihrer Desk Mitarbeiter bei Umfragen oft überrepräsentiert. Nutzen Sie mobile Apps für Umfragen, die die Hürden für die Teilnahme senken.
  • Eine Befragung läuft ins Leere, wenn es keinen offenen Umgang mit den Ergebnissen gibt. Das lässt zudem die Akzeptanz in der Belegschaft sinken. Daher sollten sie online und analog Foren für die Diskussion der Resultate schaffen.

Daneben gibt es viele weitere Beispiele für eine gelungene Kommunikationsstrategie. Wichtig ist, dass Sie etablierte und neue Instrumente für die interne Kommunikation optimal einsetzen.

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